Bereits seit 2011 existiert eine überarbeitete Version der DIN-Norm für Briefpapier. Dabei wurden Schreib- und Gestaltungsregeln der Textverarbeitung der DIN 5008 und Normen des Geschäftsbriefs der DIN 676 zu einem Leitfaden zusammengefasst. In diesem Artikel zeige ich wie dieser Leitfaden bei der Gestaltung eines professionellen Briefbogens anzuwenden ist. Dabei gehe ich auf die Bestandteile eines Firmen-Briefpapiers, die genauen Randabstände und auf die Besonderheiten der Zifferndarstellung ein.
Historie
Schon 1928 gab es erstmals „Richtlinien für die Behandlung von Geschäftspost“. Diese legte das Reichskuratorium für Wirtschaftlichkeit (RKW) fest. Zwei Jahre später wurden zwei Merkblätter hinzugefügt, eines zum Geschäftsbrief und eines mit Regeln für das Maschinenschreiben.
Seit 1949 übernimmt das Deutsche Institut für Normung (damals Fachnormenausschuss Bürowesen im Deutschen Normenausschuss genannt) die Regelung der DIN 5008. In den Folgejahren gab es acht Aktualisierungen.
Gestaltung des Briefbogens
Die aktuelle Version der DIN 5008 aus April 2011 brachte einige Neuerungen mit sich – jedoch keine grundlegenden Änderungen.
Die festgelegten Zeilen- und Randabstände des Geschäftsbriefes sind am DIN A4-Format ausgerichtet. Laut DIN-Norm werden Form A (hochgestelltes Anschriftenfeld) und Form B (tiefgestelltes Anschriftenfeld) unterschieden. Da im Briefkopf mehr Platz vorhanden ist, wird letztere häufiger verwendet. Form A kommt eher bei behördlichen Briefen zum Einsatz.
Im ff. ein Entwurf mit den wichtigsten Maßen, die bei der Erstellung des Briefpapiers beachtet werden müssen.
Bestandteile des Briefpapiers
Im oben gezeigtem Entwurf findet ihr neben den aktuellen Maßstäben auch alle Felder, welche beim Gestalten eines Briefbogens der Form A oder der Form B als Orientierung gelten. Da diese der aktuellen DIN-Norm entsprechen, sollten diese eingehalten werden, um die Lesbarkeit des eigentlichen Inhalts von dem Geschäftsbrief beizubehalten. Beim Gesamtlayout sollten keine Elemente die Anschrift oder den Text verdecken.
Da die meisten Vordrucke & Vorlagen der Form B entsprechen, werde ich im weiteren Verlauf auf die Bestandteile dieser eingehen.
Im 45mm langen Briefkopf ist Platz für Logo und Firmenbezeichnung. In der Regel wird das Logo oben rechts angelegt. Hierbei muss auf die Platzierung des Slogans oder ähnlichem geachtet werden. Es sind jedoch auch kreative Ideen erlaubt. Das Logo kann durchaus auch links oder mittig positioniert werden.
Im oberen linken Bereich sollten 5 mm für Rücksendeadresse gelassen werden. Hier wird in einer Schriftgröße zwischen 6 bis 8 pt die Postanschrift des Absenders vermerkt. Falls kein Feld für die Rücksendeangabe verwendet wird, stehen hier sogar 50 mm für den Briefkopf zur Verfügung.
Das 40 mm hohe Anschriftenfeld wird in zwei Bereiche unterteilt: Zusatz- und Vermerkzone (12,7 mm) sowie die Anschriftenzone (23,7mm).
Rechts neben diesem Feld befindet sich der neu gestaltete Informationsblock. Er beinhaltet Informationen wie Ihr / Unser Zeichen, Nachricht vom…, Namen, Kommunikationsmöglichkeiten (Telefon, Telefax, E-Mail) und Datum. Hier sind Leerzeichen wie oben im Bild dargestellt zu beachten.
Je nach Art der Unternehmung können die Bezeichnungen individuell angepasst oder ergänzt werden. Das sogenannte Zeichen kann auch eine Bestell- oder Kundennummer sein. Der Namen kann durch ein Ansprechpartner mit Angabe der Abteilung ersetzt werden.
Der mittige Bereich des Briefes ist für das eigentliche Anliegen, den Text mit Betreffzeile und Abschlussformel vorgesehen.
Im unteren Teil, also im Fuß des Briefbogens befinden sich die Geschäftsangaben. Dazu gehören Firmenanschrift bzw. Anschrift der Geschäftsräume oder Filialen, jeglicher Kontaktdaten (Webseiten, Email, Telefonnummer) und Kontoverbindung. Bei Kapitalgesellschaften zusätzlich die Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, Registergericht und Handelsregisternummer, ggf. Name der Aufsichtsratsvorsitzenden & Vorstandsvorsitzenden sowie aller Vorstandsmitglieder bzw. aller GeschäftsführerInnen.
Bei Briefbögen, welche auch zur Rechnungsstellung verwendet werden, sind Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auszuweisen.
Folgende Tabelle fasst die Bestandteile des Briefbogens noch einmal zusammen:
| Feldbezeichnung | Inhalt |
|---|---|
| Briefkopf | Logo, Slogan |
| Rücksendeangabe | Absenderanschrift mit Komma getrennt und fortlaufend geschrieben |
| Anschriftenfeld | Empfängeranschrift |
| Informationsblock | Zeichen, Name, Abteilung, Kontaktdaten (Telefon, Fax, Email), Datum |
| Text / Anschreiben | Betreffzeile, Anrede, Text, Abschiedsformel, evtl. Anlagenvermerk |
| Geschäftsangaben | Firmenanschrift, Kontaktdaten (Webseite, Email, Telefon, Fax), Kontoverbindung, Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, Registergericht und Handelsregisternummer |
Falz- und Lochmarken
Falzmarken und Lochmarke sind feine Linien, welche anzeigen wo später der Brief gefaltet und / oder der Locher angesetzt wird, falls das Dokument abgeheftet und somit vorher gelocht werden soll. Die DIN-Norm legt die Position der Falzmarken bei 105 mm und 210 mm von der oberen Papierkante fest. Somit passt das Dokument in einen Din lang-Umschlag und das Anschriftenfeld erscheint im Fenster des Briefumschlages.
Die Lochmarke befindet sich mittig der Höhe des Din A4-Blattes, also bei 148,5 mm. Eine Stärke oder Breite dieser Marken ist nicht geregelt.
Hinweise zur korrekten Ziffernaufteilung
Im Folgenden noch ein paar Tipps zur Schreibweise von Ziffern bei Telefonnummern, Bankverbindungen und ähnlichem.
1. Telefon- und Faxnummer
Telefon- und Faxnummern werden von in Zweier- und Dreiergruppen geteilt. Die Kennzahlen des Landes wird mit einem plus geschrieben. Danach folgt die Vorwahl als Dreierblock. Die Rufnummer ist unterteilt in Zweiergruppen und die durch einen Bindestrich abgetrennte Durchwahl.
Beispiel:
- +49 351 20 44-320
- +0800 66 45 413
2. Postleitzahlen
Die Postleitzahl wird in Deutschland 5-stellig und ohne Leerzeichen gesetzt.
Beispiel:
- 01277 Dresden
3. Postfachnummern
Postfachnummern werden von rechts in Zweiergruppen geteilt.
Beispiel:
- 51 51 51
4. Bankverbindungen
Die Bankleitzahl wird in Dreiergruppen von links beginnend aufgeteilt und ist immer 8-stellig. Die Kontonummer wird ebenfalls in Dreiergruppen angegeben, die übrigen Zahlen werden einzeln oder als Zweierblock geschrieben.
Beispiel:
- 400 808 00
Bevor mit der Gestaltung des Briefpapiers begonnen werden kann, muss man sich also mit dem nötigen Inhalt vertraut machen.
Hier findet ihr noch ein Muster eines Briefbogens, wie er nach DIN-Norm 5008 erstellt werden sollte.
Für den Druck eines Briefbogens bietet sich ein wiederbeschreibbares Papier an, welches für Drucker und Kopierer gleichermaßen geeignet ist. Eine Grammatur von 80 bis 90 g/m² ist hier empfehlenswert. Vor allem, wenn weitere Papierbögen mit versandt werden sollen.
Den Artikel Briefpapier nach DIN-Norm 5008 gestalten und weitere interessante Beiträge findest Du auch auf Printblogger - Der Blog von Saxoprint über Druck & Gestaltung.